Workation: Rechtssicheres Arbeiten unter Palmen?

Ein Beitrag von Bluedex, Themensponsor PEOPLE auf der COEPTRI Convention 2023.

Beim Verfassen von Mails oder der Teilnahme an Calls, Sonne auf der Haut und Sand unter den Füßen spüren? Doch lässt sich der Traum, Arbeit und Urlaub zu verbinden, rechtssicher umsetzen?

Seit der weltweiten Pandemie und der voranschreitenden Digitalisierung wächst der Wunsch von Arbeitnehmern nach der Möglichkeit, ortsunabhängig zu arbeiten. Besonders beliebt ist hierbei das gelegentliche mobile Arbeiten im Ausland an einem Urlaubsort („Workation“).
Das birgt unternehmensseitig allerdings rechtliche Risiken. So stellt sich bereits in banalen Situationen, wie der eines Unfalls des Arbeitnehmers in seinem „Strand-Office“ die Frage, ob dieser Versicherungsschutz genießt und welches Recht überhaupt anwendbar ist? Die Reihe der tangierten Rechtsgebiete und der zu beachtenden Regelungen können dabei zu diversen Haftungsfallen führen. Workation tangiert Rechtsgebiete wie das Arbeits-, das Sozialversicherungs-, das Ausländer- oder auch das Steuerrecht. Zudem bestehen Unterschiede darin, ob sich der Arbeitnehmer im EU-Ausland oder in einem Drittstaat aufhält. Soll ein Arbeitnehmer – wenn auch nur für wenige Tage – im Ausland tätig werden, empfiehlt es sich daher den jeweiligen Einzelfall im Hinblick auf die einschlägigen Reglungen vollumfänglich zu überprüfen.

1. Workation und allgemeines Arbeitsrecht

Individualarbeitsrechtlich ist zunächst relevant, ob deutsches Recht anwendbar ist bzw. anwendbar bleibt. Außerdem gilt zu klären, ob es einer arbeitsvertraglichen Regelung zu der besonderen mobilen Arbeitsform bedarf. Dreh- und Angelpunkt für die Frage, welches Recht anwendbar ist, ist in diesem Kontext der gewöhnliche Beschäftigungsort des Arbeitnehmers. Ein vorübergehendes mobiles Arbeiten im Ausland bspw. im Anschluss an einen Urlaub wird keinen Einfluss auf den gewöhnlichen Beschäftigungsort haben. In der Regel verbleibt der Arbeitnehmer nur wenige Tage bzw. Wochen im Ausland. Da der gewöhnliche Beschäftigungsort weiterhin in Deutschland bleibt, ist auch weiterhin das deutsche Arbeitsrecht anwendbar.
Anders sieht es aus, wenn der Arbeitnehmer mehr als die Hälfte der Arbeitstage im Jahr aus einem anderen Land heraus arbeitet – dann gilt grundsätzlich das Arbeitsrecht des anderen Staates. Zudem haben fast alle Staaten zwingende Arbeitnehmerschutzvorschriften, welche unabhängig von dem Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu beachten wären. In der Regel betreffen diese Schutzvorschriften den Arbeitsschutz oder die Arbeitszeit. Workation, welche einen Zeitraum von vier Wochen überschreitet, löst arbeitsvertraglichen Handlungsbedarf aus. Dem Arbeitnehmer wäre in einem solchen Fall vor seiner Abreise eine Niederschrift mit Angaben hinsichtlich der Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit; der Währung, in welcher das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird, sowie der vereinbarten Bedingungen für die Rückkehr des Arbeitsnehmers aus dem Ausland auszuhändigen. Unabhängig von der Dauer des bestrebten mobilen Arbeitens empfiehlt sich der Abschluss einer individuellen arbeitsvertraglichen Zusatzvereinbarung mit dem Mitarbeiter. Darin sollten die Bedingungen der Tätigkeit aus dem Ausland festgelegt werden (bspw. die Dauer des Aufenthaltes im Ausland oder ob und welche technische Ausstattung dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird).

2. Workation im Licht des Sozialversicherungsrechts

Im Hinblick auf das Sozialversicherungsrecht ist bei einer Tätigkeit mit Auslandsbezug entscheidend, von welchem Ort aus sie verrichtet wird. Hier gilt das sog. Beschäftigungslandprinzip, wonach das Sozialversicherungsrecht desjenigen Landes anwendbar ist, in welchem der Mitarbeiter auch tatsächlich seine Arbeit verrichtet. Unter anderem hängt das anwendbare Sozialversicherungsrecht davon ab, ob sich der Urlaubsort inner- oder außerhalb Europas befindet und in welchem zeitlichen Umfang der Arbeitnehmer dort tätig wird. Damit das deutsche Sozialversicherungsrecht weiterhin Anwendung findet, muss bei der Ausgestaltung von Workation darauf geachtet werden, dass der Arbeitnehmer weiterhin mindestens 25% seiner Arbeitszeit in Deutschland erbringt, seinen üblichen Wohnsitz in Deutschland hat und der Arbeitgeber auch in Deutschland ansässig ist.

3. Workation und Steuerrecht

Aus steuerrechtlicher Perspektive gilt insb. zu klären, ob sich die Pflicht des Arbeitgebers zur Abführung der Lohnsteuer durch die Workation im Ausland ändert. Es bleibt bei der Versteuerung in Deutschland, wenn der in Deutschland ansässige und bei einem deutschen Arbeitgeber angestellte Arbeitnehmer nicht länger als 183 Tage im Ausland tätig wird.

4. Workation und Aufenthalts- und Melderecht

Sobald ein Arbeitnehmer im Ausland tätig wird, sollten Arbeitgeber mögliche Meldepflichten des Zielortes bedenken. In fast allen Ländern bestehen Meldepflichten, die von Staat zu Staat variieren können. Hier gilt es, sich rechtzeitig zu informieren, um Sanktionen zu vermeiden. Vor einem Auslandsaufenthalt muss ferner immer das Aufenthaltsrecht geprüft werden. In der EU herrscht das Privileg der Freizügigkeit, sodass EU-Bürger in jeden Mitgliedstaat reisen und dort arbeiten können. Mobile Arbeit in einem EUMitgliedstaat ist damit aufenthaltsrechtlich – zumindest für die Dauer von drei Monaten – ohne große Nachweispflichten möglich. Problematischer wird es, wenn es um sogenannte Drittstaaten geht. Die Erwerbstätigkeit in Drittstaaten ist in der Regel nur mit einem entsprechenden Aufenthaltstitel möglich.

Je nach Umfang und Ausgestaltung der „Workation“ können unterschiedliche Regelungen zum Tragen kommen. Es empfiehlt sich daher, insbesondere Mitarbeiter aus Personalabteilungen, zu sensibilisieren und unternehmensinterne Leitlinien zu schaffen (Festlegung des berechtigten Personenkreises; zulässige Orte für Workation, maximale Dauer der Workation, zeitliche Abläufe; Bedingungen für die Inanspruchnahme und Beendigung; Dokumentation der Arbeitszeit etc.). Bei Existenz eines Betriebsrats im Unternehmen können derartige Leitlinien auch in Form einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Für zusätzliche Klarheit und Rechtssicherheit sorgen individuelle Vereinbarungen mit den betroffenen Mitarbeitern.

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