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Digitale Tools: Abschalten für mehr Produktivität

 Digitale Tools: Abschalten für mehr Produktivität

Anwesenheit und Erreichbarkeit gelten in vielen Unternehmen nach wie vor als Voraussetzung für Erfolg und Weiterkommen. Absurderweise zementieren ausgerechnet die neuen digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools genau diesen Mechanismus. Doch dabei schaden ständige Unterbrechungen der Produktivität der Mitarbeiter:innen. Die Omnipräsenz der digitalen Technologien und Medien führt im ungünstigsten Fall zu einer Negativspirale aus übermäßiger Kommunikation und Aufgabenzersplitterung.

In einem Interview mit dem Harvard Business manager hat Rahaf Harfoush, Expertin für digitale Technologie und Innovation, genau dies thematisiert: „Wir brauchen Systeme, deren Priorität nicht auf ständigen Unterbrechungen liegt, sondern auf ungestörtem Arbeiten.“  Ruhige Arbeitsphasen zu schaffen, ist eine wichtige  Führungsaufgabe. Letztlich müssen die Führungskräfte ihren Teammitgliedern Zeit und Raum geben, um in Ruhe nachzudenken, zu lernen, Neues zu entwickeln, zu reflektieren und Aufgaben zu erledigen.

Wie schaffen wir die Voraussetzungen für konzentriertes Arbeiten?

Doch wie können Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen Rückzugsmöglichkeiten zum produktiven Arbeiten verschaffen? Wir haben einige Ansatzpunkte und Ideen zusammengetragen:

Meetingfreie Tage: In manchen Unternehmen gibt es feste Wochentage, an denen keine Meetings angesetzt werden, damit konzentriertes Arbeiten möglich ist. Einige Beispiele aus der Praxis: Freitags gibt es bei der Citibank keine Videokonferenzen, bei Airbnb und bei Facebook finden mittwochs einfach gar keine Meetings statt.

Kommunikationsregeln reduzieren Stress: Es hilft, bestimmte Vereinbarungen zur Kommunikation zu treffen, etwa welcher Kommunikationskanal für welche Dringlichkeit genutzt wird. Hier könnten Teams vereinbaren, in dringenden Fällen zu telefonieren. Damit entfällt zumindest teilweise der Druck, permanent diverse Kanäle zu checken. Zum Teil ist die ständige Bereitschaft bei uns Menschen „systemimmanent“: Wir haben schlichtweg Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Das hat zur Folge, dass viele sogar im Urlaub nicht abschalten können. Klare Kommunikationsregeln helfen auch hier, so dass nicht alle alles mitlesen müssen.

Unternehmenskultur: Schritte seitens der Führungsetage, wie meetingfreie Tage, haben auch immer einen wichtigen Symbolcharakter. Denn wie so oft geht es darum, eine Kultur zu schaffen, die Phasen für konzentriertes Arbeiten, Nachdenken und Flows ermöglicht und fördert – eine Unternehmenskultur, die die phasenweise Nichterreichbarkeit der Mitarbeiter als etwas Positives und Produktives für das Unternehmen erachtet. Das hat, wie so oft, sehr viel mit Vertrauen in die Mitarbeiter zu tun.

Noise Cancelling Kopfhörer: Ein ganz konkretes Mittel für die Reizreduzierung und Minimierung von Ablenkungen sind Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung. Sie helfen gut beim Abschalten und Konzentrieren. Außerdem signalisieren sie den Kollegen, dass jemand gerade Ruhe braucht und nicht gestört werden möchte.

Homeoffice-Fallen erkennen: Das Homeoffice bringt für viele Menschen besondere Herausforderungen mit sich, denn auch hier lauern viele kleine Ablenkungen. Wenn zu Hause in jeder Ecke To Dos liegen, die einem immer wieder ins Auge fallen, kann es sinnvoll sein, zum Abschalten rauszugehen. Wie wäre es beispielsweise mal mit dem Lesesaal der städtischen Bibliothek? Die ruhige konzentrierte Atmosphäre dort ist ansteckend. Ausprobieren lohnt sich!

Smartphone außer Reichweite und Fokus auf eine Aufgabe: Wer konzentriert arbeiten möchte, schaltet am besten das Smartphone aus und platziert es außer Sichtweite. Studien haben gezeigt, dass Probanden, deren Smartphone auf dem Tisch liegt, signifikant unkonzentrierter sind als diejenigen, die an einem Platz ohne Smartphone arbeiten. „Alle zwölf Minuten gucken Menschen in ihr Smartphone,“ darauf weist auch Julia Hobsbawm hin, Honorarprofessorin für Arbeitsplatzgesundheit an der Cass Business School in London. Sie will keine Abkehr von digitalen Technologien, plädiert aber für Smartphone-freie Zeiten. Die Beraterin hält Menschen nicht für multitasking-fähig. Daher lautet ihr Credo: Sich auf eine Aufgabe konzentrieren.

Pausen: Konzentriertes Arbeiten benötigt Pausen. Die Hirnforschung sagt ganz klar, dass nach 90 Minuten konzentrierten Arbeitens eine Pause von circa zwanzig Minuten erforderlich ist, um wieder mit frischer Denkenergie durchzustarten. Die Pause sollte aber nicht darin bestehen, E-Mails und Nachrichten zu checken. Vorteilhaft für die Gehirnleistung sind vielmehr Bewegung und frische Luft.

Letztlich geht es bei der Frage, wie wir uns Inseln für konzentriertes ungestörtes Arbeiten zurückerobern, um das grundlegende Thema, welchen Einfluss die digitalen Technologien auf uns haben – und zwar auf unsere Arbeitsproduktivität, die Ergebnisse, auf Kreativität und auf Innovationen. Es liegt an uns, je nach Tätigkeit und Aufgabe auch mal den „Switch off“-Button zu drücken.

Findet eure Lösung und schafft euch und euren Teams die Voraussetzungen und die Möglichkeit für wirklich produktives Arbeiten jenseits der Informationsflut und permanenten Erreichbarkeit!

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