Wie sieht das Büro der Zukunft aus? Welche Erfahrungen haben verschiedene Unternehmen im Finanzsektor mit neuen Arbeitszeit- oder Arbeitsplatzmodellen gemacht?

Diesen Fragen rund um „New Work“ widmete sich der Innovation Roundtable im TechQuartier Frankfurt am Main. Unser Co-Founder, Ralf Hocke, gab Denk- und Ideenanstöße. Dabei widmete er sich schwerpunktmäßig den Themen Spaces und Tools. Durch seine Erfahrungen mit COPETRI, wo wir Future of Work von Anfang an leben, und die Transformation eines etablierten Unternehmens, konnte er beim Roundtable viele Praxisbeispiele bringen und konkrete Tipps geben. Wir fassen einen Auszug aus seinem Vortrag hier zusammen – und übrigens: Das alles lässt sich nicht nur auf den Bankensektor übertragen.

Zum Einstieg: Welche Erfolgsfaktoren bringen Wettbewerbsfähigkeit für morgen?

Die Erfolgsfaktoren für Unternehmen ändern sich grundlegend. Dafür ist nicht nur die Digitalisierung ein Treiber, sondern beispielsweise auch die Halbwertzeit von Wissen (50% des IT-Wissen ist schon nach 1,5 Jahren wertlos) und der demografische Wandel. Um darauf zu reagieren, sollten Unternehmen vor allem auf Agilitäts- und Innovationsförderung setzen und Lust auf Neues forcieren.

Hier kommt New Work als Enabler ins Spiel. Das von Ralf konzipierte „Future of Work“-Framework sieht dafür die Bausteine Spaces, Tools & Methods, Qualification & Skills sowie Culture & Leadership vor. Wichtig ist dabei, dass alle Bereiche gemeinsam und gleichwertig umgesetzt werden, um maximalen Erfolg zu haben.

Routinearbeiten @Home, Kreativität @Office

Einer Studie des Instituts der Deutschen Wirtschaft zufolge, möchten mehr als zwei Drittel der befragten 1.200 Betriebe, dass nach der Corona-Pandemie die Mehrheit ihrer Mitarbeiter:innen wieder ins Büro zurückkehrt. Die Mitarbeiter:innen hingeben bevorzugen Remote Work als Mischform aus Präsenz und Home Office: 2-3 Tage produktives Bearbeiten von Routineaufgaben von Zuhause, und an den anderen Tagen kreatives, gemeinsames Arbeiten mit den Kolleg:innen im Büro. Für viele Betriebe bedeutet das, dass sich der Desk-Sharing Anteil erhöhen und nicht mehr jeder Mitarbeiter:in einen eigenen Schreibtisch haben wird. Auch wird es mehr Besprechungsräume und Sozialbereiche geben, die durch individuelle Gestaltung Kreativität und Austausch fördern.

In der Finanzwirtschaft hat dies vor allem Auswirkungen auf die Verwaltung und die Kundenbetreuung, die inzwischen immer mehr digital durchgeführt wird. In einer deutschen Großbank beispielsweise kümmert sich ein eigenes Tochterunternehmen ausschließlich um die digitale Kundenbetreuung – ob Kontoeröffnung oder Beratungsgespräch, alles findet telefonisch oder per E-Mail statt. Eine Tätigkeit, der die Mitarbeiter:innen vom Arbeitsablauf her auch von Zuhause aus nachgehen könnten.

Für Unternehmen sieht Ralf viele Chancen, aber auch Herausforderungen:

„Remote Work ist ein echter Wettbewerbsvorteil im ‘Global War for Talents.“

Chancen und Herausforderungen

Doch wie sollen Mitarbeiter:innen, die vorwiegend von Zuhause aus arbeiten und möglicherweise gar nicht in der Nähe des Büros wohnen, an das Unternehmen gebunden werden? Die Themen Kultur und Identifikation sind die größten Herausforderungen auf dem Weg zu Remote Work: Der Small Talk an der Kaffeemaschine entfällt, das After Work Event mit den Kolleg:innen auch. Die persönlichen Erlebnisse, die eine Belegschaft zusammenschweißen, Vertrauen und berufliche Freundschaften entstehen lassen, lassen sich nicht dauerhaft vor den Bildschirm verlagern. Die Folgen, die sich auch schon während der Corona-Pandemie gezeigt haben, sind ein Gefühl der Isolation, gerade bei neuen Mitarbeiter:innen. Führungskräfte sollten sich auf solche Situationen einstellen und sich Zeit für individuelle Gespräche nehmen, um zu erfahren, wie es ihren Teammitgliedern geht und wo sie möglicherweise reagieren sollten. Auch digitale Meetings in größerer Runde sollten für Small Talk und besseres gegenseitiges Kennenlernen genutzt werden. Es gilt zu verstehen, was die Mitarbeiter:innen brauchen, um die Zugehörigkeit zum Unternehmen zu stärken. Die Arbeit im Büro sollte diese Aspekte berücksichtigen und von Inspiration und Motivation geprägt sein.

 „Die Arbeit auf Distanz kann bei Mitarbeiter:innen und Führungskräften, die sich lange kennen und die schon persönlich zusammengearbeitet haben, tatsächlich über einen längeren Zeitraum funktionieren“, erläutert Ralf aus eigener Erfahrung mit COPETRI, „trotzdem fehlt irgendwann der kreative Spirit und die persönliche Note im Gespräch“.

Umso wichtiger sei es, auch Bürozeiten einzuplanen.

Technologie für das hybride Arbeiten von überall

Für die meisten Unternehmen bedeutet das Büro der Zukunft eine hohe Anfangsinvestition in neue Tools und Technologien. Ralf beschreibt dabei verschiedene Aufgaben der technischen Infrastruktur:

• Sicherstellung der Zusammenarbeit von überall, ob im Büro, von Zuhause oder hybrid
• Organisation der Arbeit und des Wissensflusses
• Co-Creation und kreative Zusammenarbeit

Wenn die Kolleg:innen künftig sowohl von Zuhause aus als auch im Büro arbeiten, sollte die Zusammenarbeit von allen Arbeitsplätzen aus durch eine identische Infrastruktur sichergestellt sein. Das beginnt bei großen Bildschirmen an allen Büroplätzen, geht über portable Laptops oder Surfaces, bis hin zu „all in one“-Cloud-Lösungen wie MS365 oder G-Suite, und IP-Telefonie, um nur einige Beispiele zu nennen.

Werfen wir auch nochmal einen Blick in den Meetingraum: Ralf rät zu Konferenztechnik und interactive Screens, die sich mit jedem Device der Mitarbeiter – ob von Zuhause oder im Büro – verbinden und digital beschrieben werden können. Die Technik sollte intuitiv bedienbar sein und das Speichern und Teilen von Arbeitsaufträgen ermöglichen.

Neben der Konferenztechnik kann auch Software für Kreativität, wie beispielsweise Miro oder Mural, zur Verfügung stehen. Scrum Boards bieten ebenfalls eine gute Möglichkeit für kreative und agile Zusammenarbeit.

Des Weiteren ändern sich die Anforderungen an die Wissens- und Prozessorganisation. Tools wie Trello oder Slack ermöglichen die schnelle Kommunikation per Chat, bilateral und in Gruppen. Bei Trello lässt sich zugleich anhand von verschiedenen „Boards“ nachvollziehen, wer gerade woran arbeitet und wie der weitere Projektzeitplan aussieht. Bei COPETRI nutzen wir diese Tools aktuell auch sehr erfolgreich. In Kürze wollen wir auf MS365 umstellen, um eine ganzheitliche Lösung für Prozess- und Wissensmanagement und gleichzeitig eine Videokonferenzplattform zu haben.

Nur Mut – Finanzsektor ist prädestiniert für Future of Work

Im Nachgang an Ralfs Vortrag gab es Breakout-Sessions, um die Themen in kleinen Gruppen weiter zu vertiefen. Dabei zeigte sich, dass die Finanzbranche als white collar-Dienstleistungsbereich zwar in vielen Bereichen prädestiniert ist für die Umsetzung von Future of Work. Doch gibt es auch Vorbehalte und offene Fragen, beispielsweise seitens der Betriebsräte, wenn es um den Arbeits- und Gesundheitsschutz zu Hause geht, oder seitens des Managements bei der Einführung von flexiblen Arbeitszeiten.

Ralf machte seinen Zuhörer:innen Mut:

„Die Gestaltung der Unternehmenskultur und die Umsetzung von New Work-Elementen sind ein langjähriger Prozess, der sich kontinuierlich weiterentwickelt.“

Wichtig sei, loszulaufen, nach vorne zu schauen und die Mitarbeiter:innen aktiv einzubeziehen.

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